Cos'è una pratica e quando usarla

Iscrivere qualcuno a un corso, aprire una pratica assicurativa, preparare una dichiarazione: servono documenti, dati e spesso una firma. Con Chattoo li raccogli in una pratica, e il cliente li manda dalla chat o da una pagina tutta sua.

In breve

Una pratica è una cartella con tutto quello che chiedi al cliente e tutto quello che gli mandi. Nasce da un modello, ha una scadenza e uno stato, e ti dice a colpo d'occhio cosa manca.

Dove si trova

Nel menu Pratiche, sotto Gestione.

Come nasce una pratica

• A mano, con il pulsante Nuova pratica e la scelta del modello.
• Da sola, quando serve: per esempio dopo il pagamento dell'iscrizione a un corso, oppure quando una skill dell'assistente la apre.

Come si legge

1. Lo stato: In raccolta, In lavorazione, Completata.
2. Cosa abbiamo chiesto, diviso in tre gruppi: Documenti (per esempio la carta d'identità), Dati (anagrafica, risposte a domande, questionari) e Da noi (i file che mandi tu, come un regolamento o un contratto). Ogni voce è Ok, Da verificare o Mancante, e una barra mostra quante sono complete.
3. Dati letti dai documenti: quello che il sistema ha letto, per esempio nome e numero dalla carta d'identità. Se ha sbagliato, premi Correggi.
4. Cliente e pagina del cliente: il canale da cui scrive, il pulsante per aprire la chat e il link alla sua pagina.
5. Dettagli: modello, codice della pratica, a chi è assegnata, scadenza e promemoria automatici ogni 2, 3 o 7 giorni.
6. Cronologia: chi ha fatto cosa, con le note interne del team e i messaggi al cliente.

L'elenco delle pratiche

In alto trovi le schede Aperte, Da controllare, In attesa del cliente, In lavorazione, In ritardo e Chiuse. Puoi cercare per titolo, codice o cliente e filtrare per modello.

Da sapere

• Chiedi altro e Invia un promemoria sono in alto nella pratica, quando serve qualcosa in più o il cliente si è dimenticato.
• Su WhatsApp i promemoria seguono la regola delle 24 ore: puoi decidere in Impostazioni › Pratiche se mandare messaggi fuori finestra, a pagamento.
• Il modulo Pratiche fa parte dell'abbonamento.

Stai valutando Chattoo?

Uno studio commercialista, a primavera, chiede a decine di clienti gli stessi documenti per il 730. Con le pratiche di Chattoo ogni cliente riceve il suo link, carica i file dal telefono e lo studio vede subito chi è in ritardo. Puoi provarlo per 14 giorni dal sito chattoo.it.

Leggi anche nella guida

• Come creare un modello di pratica
• Cosa vede il cliente quando riceve una pratica
• Come far firmare un contratto con la firma digitale