Privacy Policy

Titolare del Trattamento dei Dati

Chattoo è una piattaforma SaaS B2B che consente alle aziende di creare, inviare e gestire campagne di marketing tramite WhatsApp e di qualificare lead.

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali nell'ambito del rapporto contrattuale tra la società Riolabs S.r.l. e i suoi clienti business ("Clienti"), nonché nell'ambito dell'utilizzo della piattaforma software Chattoo.

La piattaforma Chattoo è accessibile dagli utenti tramite sito web da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Riolabs S.r.l.
Via La Louviere 2
06034 Foligno (PG), Italia
P.IVA 0366073544

Riolabs S.r.l. è inoltre responsabile della gestione tecnica e operativa del software SaaS e del trattamento dei dati personali effettuato tramite la piattaforma Chattoo.

Dati personali trattati

Tra i dati personali raccolti da questa applicazione, in modo autonomo o tramite terze parti, rientrano:

• dati di utilizzo
• strumenti di tracciamento
• dati relativi all'identità
• dati di contatto
• dati relativi ai pagamenti
• dati relativi agli eventi
• immagine del profilo

Ulteriori dettagli sulle singole categorie di dati raccolti sono forniti nelle sezioni dedicate della presente informativa o tramite specifici avvisi informativi visualizzati prima della raccolta dei dati.

I dati personali possono essere:

• forniti direttamente dall'utente
• raccolti automaticamente durante l'utilizzo della piattaforma (dati di utilizzo)

Salvo diversa indicazione, tutti i dati richiesti dalla piattaforma sono necessari per l'erogazione del servizio. Qualora l'utente rifiuti di comunicarli, potrebbe non essere possibile fornire alcune funzionalità del servizio.

Quando alcuni dati sono indicati come facoltativi, gli utenti sono liberi di non fornirli senza conseguenze sulla disponibilità del servizio.

L'eventuale utilizzo di cookie o altri strumenti di tracciamento ha la finalità di fornire il servizio richiesto dall'utente, oltre alle ulteriori finalità descritte nella presente informativa e nella Cookie Policy.

Modalità del trattamento dei dati

I dati personali sono trattati nel rispetto del:

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
• D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy)
• D.Lgs. 101/2018

Il trattamento dei dati avviene secondo i principi di liceità, correttezza e trasparenza.

I dati sono trattati mediante strumenti:

• manuali
• cartacei
• elettronici
• informatici

con modalità strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.

Sono adottate adeguate misure tecniche e organizzative ai sensi dell'art. 32 GDPR per prevenire:

• perdita dei dati
• accessi non autorizzati
• utilizzi illeciti
• divulgazioni non autorizzate

Alcuni trattamenti possono essere effettuati tramite sistemi automatizzati per:

• invio di comunicazioni di marketing
• invio di notifiche o reminder
• miglioramento dei servizi e delle funzionalità della piattaforma

Eventuali attività di profilazione possono essere effettuate esclusivamente nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

Per informazioni sull'utilizzo dei cookie si rimanda alla Cookie Policy disponibile nel footer del sito.

Misure di sicurezza

Offuscamento dei dati

Utilizziamo tecniche di mascheratura e offuscamento per proteggere i dati personali, sostituendo le informazioni sensibili con dati pseudonimizzati durante attività di sviluppo e test.

Questo riduce l'accesso ai dati reali da parte di personale non autorizzato.

Crittografia dei dati

I dati personali sono protetti mediante sistemi di crittografia durante:

• la trasmissione
• la conservazione

in modo da ridurre il rischio di accessi non autorizzati.

Backup e continuità operativa

Sono implementate strategie di backup periodico per garantire l'integrità e la disponibilità dei dati.

Seguiamo la regola 3-2-1, mantenendo:

• copie multiple dei dati
• su supporti diversi
• con almeno una copia offline.

Autenticazione a più fattori

Per proteggere l'accesso agli account degli utenti, la piattaforma implementa meccanismi di autenticazione a più fattori (MFA).
In particolare, il sistema di autenticazione utilizza Keycloak, una soluzione di gestione delle identità e degli accessi (Identity and Access Management), che consente di applicare ulteriori livelli di verifica durante il processo di accesso.

L'autenticazione a più fattori richiede agli utenti di fornire almeno due elementi di verifica distinti (ad esempio password e codice temporaneo generato da un dispositivo autenticato), riducendo significativamente il rischio di accessi non autorizzati e compromissione delle credenziali.

Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

Erogazione del servizio

• gestione della piattaforma
• autenticazione degli utenti
• utilizzo delle funzionalità della piattaforma
• gestione delle preferenze dell'utente
• analisi statistiche sull'utilizzo del servizio

Gestione di pagamenti e fatturazione

• gestione dei pagamenti
• fatturazione
• adempimenti fiscali e contabili

Assistenza clienti

• gestione delle richieste di supporto
• risoluzione di problemi tecnici
• gestione dei reclami

Adempimenti contrattuali e legali

• esecuzione del contratto
• adempimenti amministrativi e fiscali
• obblighi previsti dalla normativa applicabile

Ricerca, sviluppo e miglioramento dei servizi

I dati possono essere utilizzati in forma aggregata o anonimizzata per:

• analisi statistiche
• miglioramento della piattaforma
• sviluppo di nuove funzionalità
• sviluppo e miglioramento degli algoritmi utilizzati nei servizi

Comunicazioni e marketing

L'indirizzo email fornito durante la registrazione alla piattaforma Chattoo può essere utilizzato per:

• comunicazioni relative al servizio
• aggiornamenti della piattaforma
• comunicazioni commerciali e promozionali

nei limiti consentiti dalla normativa vigente e, ove necessario, previo consenso dell'utente.

Infrastruttura e servizi tecnici

Hosting e infrastruttura backend

La piattaforma Chattoo opera su un’infrastruttura cloud gestita direttamente da Riolabs S.r.l., che è responsabile della gestione tecnica, della manutenzione e della sicurezza dei sistemi necessari al funzionamento e alla distribuzione dell’applicazione.

L’infrastruttura è distribuita su ambienti cloud e data center situati all’interno dell’Unione Europea, nello specifico in Italia, garantendo il rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

Nell’ambito del funzionamento della piattaforma, Riolabs S.r.l. può utilizzare tecnologie infrastrutturali e ambienti cloud esclusivamente come infrastruttura tecnica di hosting. Tali infrastrutture sono utilizzate unicamente per l’erogazione del servizio e non comportano trattamenti autonomi di dati personali da parte di soggetti esterni.

I dati trattati tramite la piattaforma possono includere:

• dati di utilizzo
• dati tecnici necessari al funzionamento, alla manutenzione e alla sicurezza della piattaforma

Infrastruttura del database

I dati personali raccolti tramite la piattaforma Chattoo sono archiviati su server situati all’interno dell’Unione Europea, presso data center ubicati in Italia.

L’infrastruttura di database e i servizi backend necessari al funzionamento della piattaforma sono gestiti direttamente da Riolabs S.r.l. nell’ambito dell’architettura tecnica del servizio.

Tali sistemi sono utilizzati esclusivamente per:

• l’archiviazione e la gestione dei dati della piattaforma
• l’autenticazione degli utenti e il funzionamento dell’applicazione
• garantire la continuità operativa e l’affidabilità del servizio

Tutti i componenti dell’infrastruttura sono configurati e controllati da Riolabs S.r.l., che adotta adeguate misure tecniche e organizzative per garantire la protezione dei dati personali in conformità al GDPR.

Qualora vengano utilizzati fornitori di infrastruttura cloud a livello puramente tecnico, tali servizi sono impiegati esclusivamente come ambienti di hosting e sono soggetti alle adeguate garanzie contrattuali e legali previste dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

• per tutta la durata del rapporto contrattuale
• per il periodo richiesto dagli obblighi legali, fiscali e amministrativi

Qualora l'utente elimini il proprio account, i dati saranno cancellati o anonimizzati, salvo i casi in cui la loro conservazione sia richiesta dalla legge o necessaria per l'adempimento di obblighi contrattuali.

Diritti dell'interessato

Gli utenti possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, tra cui:

• diritto di accesso ai dati
• diritto di rettifica
• diritto alla cancellazione
• diritto alla limitazione del trattamento
• diritto alla portabilità dei dati
• diritto di opposizione al trattamento

Le richieste possono essere inviate al Titolare del trattamento tramite i contatti indicati nella presente informativa.

Modifiche alla presente informativa

Il Titolare del trattamento si riserva il diritto di modificare la presente Privacy Policy in qualunque momento.

Le modifiche saranno comunicate agli utenti tramite:

• pubblicazione sulla piattaforma
• eventuali notifiche dirette agli utenti, quando richiesto dalla normativa.

L'utilizzo continuato della piattaforma Chattoo dopo la pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione della nuova informativa.

Cookie e tecnologie di tracciamento

I cookie sono piccoli file di testo che i siti web salvano sul dispositivo dell'utente; insieme ad altre tecnologie di archiviazione locale (come il localStorage) consentono il corretto funzionamento della piattaforma e ne migliorano l'esperienza d'uso.

Cookie utilizzati da Chattoo

Chattoo utilizza esclusivamente cookie e tecnologie di archiviazione tecnici e strettamente necessari:

• Cookie tecnici e di sessione — necessari per l'autenticazione, la sicurezza e il mantenimento della sessione dell'utente all'interno della piattaforma.
• Preferenze locali — la lingua del documento e il tema dell'interfaccia vengono salvati nel browser (localStorage) per ricordare le scelte dell'utente tra una visita e l'altra.
• Nessun cookie di profilazione — il sito non utilizza cookie di profilazione o di marketing per tracciare l'utente a fini pubblicitari.

Cookie e servizi di terze parti

Il sito non incorpora cookie di profilazione di terze parti. I caratteri tipografici (font) sono ospitati direttamente sui server di Chattoo (self-hosted): la loro visualizzazione non comporta alcun trasferimento di dati o indirizzi IP a servizi esterni come Google Fonts.

Base giuridica e consenso

I cookie tecnici e strettamente necessari non richiedono il consenso preventivo dell'utente, ai sensi dell'art. 122 del D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy) e delle Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali. Qualora in futuro vengano introdotti strumenti di analisi statistica (analytics) o di marketing che prevedano cookie non necessari, ne verrà richiesto il consenso preventivo tramite un apposito banner.

Gestione e disattivazione dei cookie

L'utente può gestire, limitare o disattivare i cookie in qualsiasi momento dalle impostazioni del proprio browser. La disattivazione dei cookie tecnici può tuttavia compromettere alcune funzionalità della piattaforma. Per le istruzioni specifiche si rimanda alla sezione "Aiuto" o "Privacy" del browser utilizzato.

Definizioni

Dati personali

Qualsiasi informazione che consenta di identificare, direttamente o indirettamente, una persona fisica.

Dati di utilizzo

Informazioni raccolte automaticamente tramite la piattaforma, tra cui:

• indirizzi IP
• informazioni sul browser
• sistema operativo
• pagine visitate
• orari di accesso
• percorso di navigazione all'interno dell'applicazione

Cookie

Piccoli file di dati memorizzati nel browser dell'utente che consentono il funzionamento e il miglioramento dei servizi.

Dati relativi ai pagamenti

Per la gestione degli abbonamenti alla piattaforma Chattoo possono essere trattati:

• dati di fatturazione
• informazioni sugli acquisti
• identificativi delle transazioni

I dati delle carte di pagamento non sono memorizzati direttamente dalla piattaforma ma gestiti dai fornitori di pagamento.

Immagini caricate dagli utenti

Gli utenti possono caricare immagini del profilo tramite:

• autenticazione tramite servizi di terze parti
• caricamento diretto sulla piattaforma

Le immagini sono utilizzate esclusivamente per l'identificazione dell'utente e per la personalizzazione del servizio.

Data Controller

Chattoo is a B2B SaaS platform that allows companies to create, send, and manage marketing campaigns via WhatsApp and qualify leads.

This privacy policy describes how personal data is processed within the contractual relationship between Riolabs S.r.l. and its business customers ("Clients"), as well as in connection with the use of the Chattoo software platform.

The Chattoo platform is accessible to users via a website from any device connected to the Internet.

Pursuant to Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”), the Data Controller is:

Riolabs S.r.l.
Via La Louviere 2
06034 Foligno (PG), Italy
VAT Number: 0366073544

Riolabs S.r.l. is also responsible for the technical and operational management of the SaaS software and for the processing of personal data carried out through the Chattoo platform.

Personal Data Collected

Among the personal data collected by this application, either independently or through third parties, are:

• usage data
• tracking tools
• identity-related data
• contact data
• payment-related data
• event-related data
• profile image

Further details regarding each category of collected data are provided in the dedicated sections of this privacy policy or through specific notices displayed before the data is collected.

Personal data may be:

• directly provided by the user
• automatically collected during the use of the platform (usage data)

Unless otherwise specified, all data requested by the platform is necessary to provide the service. If the user refuses to provide such data, some functionalities of the service may not be available.

Where certain data is indicated as optional, users are free not to provide it without any consequences for the availability of the service.

The use of cookies or other tracking tools aims to provide the service requested by the user, as well as the additional purposes described in this privacy policy and in the Cookie Policy.

Methods of Data Processing

Personal data is processed in accordance with:

• Regulation (EU) 2016/679 (GDPR)
• Italian Legislative Decree 196/2003 (Privacy Code)
• Italian Legislative Decree 101/2018

Data processing follows the principles of lawfulness, fairness, and transparency.

Data may be processed using:

• manual tools
• paper-based systems
• electronic tools
• IT systems

with methods strictly related to the purposes described in this privacy policy.

Appropriate technical and organizational measures are implemented pursuant to Article 32 GDPR to prevent:

• loss of data
• unauthorized access
• unlawful processing
• unauthorized disclosure

Some processing activities may be carried out through automated systems for:

• sending marketing communications
• sending notifications or reminders
• improving platform services and features

Any profiling activities are conducted strictly within the limits permitted by applicable laws.

For information regarding cookies, please refer to the Cookie Policy available in the website footer.

Security Measures

Data Masking

We use masking and obfuscation techniques to protect personal data by replacing sensitive information with pseudonymized data during development and testing activities.

This reduces access to real data by unauthorized personnel.

Data Encryption

Personal data is protected through encryption systems during:

• data transmission
• data storage

in order to reduce the risk of unauthorized access.

Backup and Business Continuity

Regular backup strategies are implemented to ensure data integrity and availability.

We follow the 3-2-1 rule, maintaining:

• multiple copies of the data
• stored on different media
• with at least one offline copy.

Multi-Factor Authentication

To protect access to user accounts, the platform implements multi-factor authentication (MFA) mechanisms.

In particular, the authentication system uses Keycloak, an Identity and Access Management (IAM) solution that enables additional verification layers during the login process.

Multi-factor authentication requires users to provide at least two distinct verification factors (for example a password and a temporary code generated by an authenticated device), significantly reducing the risk of unauthorized access and credential compromise.

Purposes of Data Processing

Personal data is processed for the following purposes:

Service Provision

• platform management
• user authentication
• use of platform functionalities
• management of user preferences
• statistical analysis of service usage

Payment and Billing Management

• payment processing
• invoicing
• tax and accounting compliance

Customer Support

• handling support requests
• resolving technical issues
• complaint management

Contractual and Legal Obligations

• performance of contractual obligations
• administrative and fiscal compliance
• compliance with applicable laws and regulations

Research, Development, and Service Improvement

Data may be used in aggregated or anonymized form for:

• statistical analysis
• improving the platform
• developing new features
• developing and improving algorithms used in the services

Communications and Marketing

The email address provided during registration to the Chattoo platform may be used for:

• service-related communications
• platform updates
• promotional and marketing communications

in compliance with applicable laws and, where required, subject to the user's consent.

Infrastructure and Technical Services

Hosting and Backend Infrastructure

The Chattoo platform operates on a cloud infrastructure managed directly by Riolabs S.r.l., which is responsible for the technical management, maintenance, and security of the systems required for the operation and distribution of the application.

The infrastructure is deployed across cloud environments and data centers located within the European Union, specifically in Italy, ensuring compliance with applicable data protection regulations.

As part of the operation of the platform, Riolabs S.r.l. may use infrastructure technologies and cloud environments solely as technical hosting infrastructure. Such infrastructure is used exclusively for the provision of the service and does not involve independent processing of personal data by external parties.

The data processed through the platform may include:

• usage data
• technical data necessary for the operation, maintenance, and security of the platform

Database Infrastructure

Personal data collected through the Chattoo platform is stored on servers located within the European Union, in data centers located in Italy.

The database infrastructure and backend services required for the operation of the platform are managed directly by Riolabs S.r.l. as part of the technical architecture of the service.

These systems are used exclusively for:

• storing and managing platform data
• enabling user authentication and application functionality
• ensuring operational continuity and service reliability

All infrastructure components are configured and controlled by Riolabs S.r.l., which implements appropriate technical and organizational measures to ensure personal data protection in accordance with the GDPR.

Where cloud infrastructure providers are used at a purely technical level, such services are employed solely as hosting environments and are subject to the appropriate contractual and legal safeguards required by applicable data protection regulations.

Data Retention

Personal data is retained for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected.

In particular:

• for the entire duration of the contractual relationship
• for the period required by legal, tax, and administrative obligations

If a user deletes their account, the data will be deleted or anonymized, except where retention is required by law or necessary to comply with contractual obligations.

Data Subject Rights

Users may exercise the rights provided for under Articles 15–22 of the GDPR, including:

• right of access to personal data
• right to rectification
• right to erasure
• right to restriction of processing
• right to data portability
• right to object to processing

Requests may be submitted to the Data Controller using the contact details provided in this privacy policy.

Changes to This Privacy Policy

The Data Controller reserves the right to modify this Privacy Policy at any time.

Changes will be communicated to users through:

• publication on the platform
• direct notifications to users where required by law.

Continued use of the Chattoo platform after such changes have been published constitutes acceptance of the updated policy.

Cookies and tracking technologies

Cookies are small text files that websites store on the user's device; together with other local storage technologies (such as localStorage) they enable the platform to work correctly and improve the user experience.

Cookies used by Chattoo

Chattoo uses exclusively technical and strictly necessary cookies and storage technologies:

• Technical and session cookies — required for authentication, security and to maintain the user's session within the platform.
• Local preferences — the document language and the interface theme are stored in the browser (localStorage) to remember the user's choices between visits.
• No profiling cookies — the site does not use profiling or marketing cookies to track users for advertising purposes.

Third-party cookies and services

The site does not embed any third-party profiling cookies. Fonts are hosted directly on Chattoo's servers (self-hosted): displaying them does not transfer any data or IP addresses to external services such as Google Fonts.

Legal basis and consent

Technical and strictly necessary cookies do not require the user's prior consent, pursuant to Article 122 of Italian Legislative Decree 196/2003 (Privacy Code) and the guidelines of the Italian Data Protection Authority. Should analytics or marketing tools involving non-essential cookies be introduced in the future, prior consent will be requested through a dedicated banner.

Managing and disabling cookies

Users can manage, restrict or disable cookies at any time through their browser settings. Disabling technical cookies may, however, affect some platform functionalities. For specific instructions, please refer to the "Help" or "Privacy" section of your browser.

Definitions

Personal Data

Any information that allows the identification, directly or indirectly, of a natural person.

Usage Data

Information automatically collected through the platform, including:

• IP addresses
• browser information
• operating system information
• pages visited
• access times
• navigation paths within the application

Cookies

Small data files stored in the user's browser that enable the functioning and improvement of services.

Payment Data

To manage subscriptions to the Chattoo platform, the following data may be processed:

• billing information
• purchase information
• transaction identifiers

Credit card details are not stored directly by the platform but are handled by payment service providers.

Images Uploaded by Users

Users may upload profile images through:

• authentication via third-party services
• direct upload to the platform

These images are used solely for user identification and service personalization.