L'assistente di Chattoo non inventa: risponde con quello che trova nei documenti che gli dai. Per questo la knowledge base è la cosa che più di tutte decide se l'assistente è utile o solo gentile.
In breve
La knowledge base è l'elenco dei documenti da cui l'assistente pesca le risposte. Ogni documento viene diviso in «pezzi» e reso cercabile: quando un cliente fa una domanda, l'assistente cerca il pezzo giusto e risponde con quelle informazioni.
Dove si trova
Impostazioni › Assistente › Knowledge base.
Quali documenti caricare
Meglio tanti documenti brevi, uno per argomento, che un unico file lungo. Un buon punto di partenza:
- Chi siamo: cosa fa l'attività, in poche righe.
- Servizi e prezzi: cosa offri, quanto costa, quanto dura.
- Le sedi e come arrivare: indirizzi, orari, parcheggi, mezzi.
- Prenotare, spostare e disdire: le tue regole, per esempio con quanto anticipo si può disdire.
- Pagamenti: metodi accettati, caparre, gift card, tessere fedeltà.
- Domande frequenti: le domande che ti fanno ogni settimana, con la risposta che daresti tu.
- Chi fa cosa: le persone del team e le loro specialità.
- Un documento per prodotto, se vendi: descrizione, formato, a chi è adatto.
Passo per passo
- Premi Nuovo documento e dai un titolo chiaro, come lo cercherebbe un cliente.
- Aggiungi un tag per raggruppare i documenti (per esempio «servizi» o «catalogo»).
- Salva e guarda la colonna Stato: «In coda» vuol dire che il documento si sta preparando, «Cercabile» che l'assistente lo può già usare, «Fallito» che va ricaricato o corretto.
- Se hai cambiato molti documenti insieme, usa Reindicizza per rielaborarli tutti.
- Vai in Impostazioni › Assistente e usa Prova l'assistente: scrivigli come farebbe un cliente e controlla cosa trova nei documenti.
Come scrivere i documenti
- Frasi semplici e complete, con i dati scritti per esteso: «il sabato siamo aperti dalle 9 alle 18», non «sab 9-18».
- Una informazione in un posto solo: se l'orario cambia, lo correggi una volta.
- Scrivi anche quello che non fai: «non facciamo consegne a domicilio» evita risposte vaghe.
Da sapere
- Se un'informazione non c'è, l'assistente lo dice e può passare la conversazione a una persona.
- La colonna «Pezzi» indica in quante parti è stato diviso il documento: un documento lungo ne ha di più.
- Le procedure vanno nelle skill, non nella knowledge base: i documenti dicono cosa sai, le skill cosa fai.
Stai valutando Chattoo?
Molte attività hanno già tutto il necessario: il listino, la pagina «chi siamo» del sito, le risposte che il personale ripete ogni giorno. Bastano quei testi perché l'assistente risponda come risponderesti tu. Puoi provarlo per 14 giorni dal sito chattoo.it.
Leggi anche nella guida
- Cosa sono le skill e quando conviene crearne una
- Come dare identità e regole all'assistente
- Come configurare Chattoo con la Prima configurazione